Smart working e sicurezza: cosa cambia fuori dai locali aziendali

Smart working e sicurezza non riguardano soltanto la disponibilità di un computer e di una connessione: immaginiamo un’impiegata che lavori alcuni giorni da casa. Il portatile funziona, le riunioni si svolgono regolarmente e le scadenze vengono rispettate. La giornata, però, si sviluppa su un tavolo poco adatto, con poche interruzioni e messaggi che continuano ad arrivare anche la sera.

Il collegamento con l’azienda funziona. Ma come è stato organizzato il lavoro?

Spostare l’attività fuori dall’ufficio richiede attenzione agli ambienti, agli strumenti e al modo in cui vengono gestiti tempi e richieste.

Smart working e sicurezza: partire dalla disciplina del lavoro agile

Il lavoro agile non è semplicemente un altro nome per qualsiasi attività svolta da casa.

Come chiarisce il Ministero del Lavoro nella presentazione dello smart working, la legge n. 81/2017 disciplina una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato concordata tra le parti, con flessibilità organizzativa. La prestazione si svolge in parte nei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, nel rispetto dei limiti massimi dell’orario giornaliero e settimanale.

Nel settore privato, il Protocollo nazionale sul lavoro agile del 7 dicembre 2021 fornisce inoltre indirizzi per la contrattazione e gli accordi, affrontando luoghi, strumenti, disconnessione e sicurezza. Non sostituisce la legge e va letto insieme alla disciplina e agli accordi applicabili.

Per chi gestisce il personale, il primo passaggio è quindi chiarire le condizioni della prestazione, non limitarsi ad autorizzare il collegamento da remoto.

L’informativa annuale e le novità normative del 2026

L’articolo 22 della legge n. 81/2017 prevede la consegna, almeno annuale, di un’informativa scritta al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, o RLS, sui rischi generali e specifici connessi al lavoro agile. Il lavoratore deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte.

Nel 2026, l’articolo 11 della legge n. 34/2026 ha inserito nell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008 il comma 7-bis. Per il lavoro agile svolto in ambienti non nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, la disposizione individua nella consegna dell’informativa almeno annuale la modalità di assolvimento degli obblighi di sicurezza compatibili con tale organizzazione, con particolare riferimento ai videoterminali. Resta espressamente prevista la cooperazione del lavoratore.

L’obbligo dell’informativa, dunque, non nasce nel 2026: la nuova disposizione lo colloca anche nel Testo unico sulla sicurezza, precisandone il ruolo in questi ambienti.

Proprio per questo, il documento deve individuare rischi pertinenti all’attività: una formula generica come «il lavoratore opererà in sicurezza» non descrive né i problemi né le misure da conoscere.

Smart working e sicurezza: scegliere ambienti idonei

La possibilità di scegliere il luogo non equivale alla possibilità di lavorare ovunque, indipendentemente dalle condizioni.

Il Protocollo nazionale sul lavoro agile richiama ambienti idonei alla prestazione, alla sicurezza e alla riservatezza. Prevede inoltre che nell’accordo siano considerati i luoghi eventualmente esclusi.

Sul piano pratico, le indicazioni dell’Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro sugli ambienti di lavoro da remoto aiutano a considerare:

• Spazio e passaggi: possibilità di sistemare le attrezzature senza ingombri e cavi che ostacolino i movimenti.
• Condizioni ambientali: luce, rumore, temperatura e qualità dell’aria compatibili con l’attività.
• Alimentazione elettrica: condizioni di prese, cavi e collegamenti utilizzati per i dispositivi.

Sono criteri di buona prassi da adattare al contesto, non una certificazione automatica del luogo.

Computer e postazione: collegare gli strumenti all’attività

La responsabilità del datore di lavoro per la sicurezza e il buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati è prevista dall’articolo 18 della legge n. 81/2017. Come buona prassi organizzativa, è utile chiarire anche come segnalare guasti, richiedere assistenza e concordare eventuali sostituzioni.

L’ergonomia riguarda invece il rapporto tra persona, attrezzatura e lavoro svolto. Le indicazioni EU-OSHA sui disturbi muscoloscheletrici nel lavoro da remoto richiamano l’attenzione su postazioni improvvisate, posizione dello schermo e dei dispositivi di comando, appoggio degli avambracci e permanenza prolungata nella stessa posizione.

Per un uso prolungato del portatile, valutare supporti, tastiera e mouse separati può aiutare a organizzare meglio la postazione. Anche alternare le attività e interrompere la permanenza statica rientra nelle buone prassi ergonomiche: non esiste una configurazione identica adatta a ogni persona.

👉 Approfondisci: Videoterminali: ergonomia reale tra postura, pause e organizzazione del lavoro.

Smart working e sicurezza: disconnessione e carichi di lavoro

Una postazione adeguata non risolve da sola una giornata costruita su riunioni consecutive e richieste continue.

L’articolo 19 della legge n. 81/2017 prevede che l’accordo individui i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione. La flessibilità non significa disponibilità continua.

Come buona prassi, l’organizzazione può rendere chiari:

• Tempi di contatto e risposta, evitando che ogni messaggio venga trattato come un’urgenza.
• Priorità e carichi, lasciando spazio al lavoro individuale e alle interruzioni necessarie.
• Riferimenti di supporto, per segnalare difficoltà senza restare isolati.

Una revisione sistematica pubblicata nel 2026 su BMC Public Health mostra che gli effetti del lavoro da remoto sulla salute non sono uniformemente positivi o negativi: contano il contesto, l’autonomia, i carichi e il supporto organizzativo. Il luogo, da solo, non spiega il benessere del lavoratore.

👉 Approfondisci: Turni, reperibilità e affaticamento: quando l’organizzazione incide sulla sicurezza.

Un esempio: la postazione è adeguata, la giornata no

Immaginiamo un lavoratore con scrivania, monitor e seduta adeguati. Il calendario, però, prevede riunioni quasi senza intervalli; le attività individuali vengono recuperate la sera. In questo esempio, acquistare un’altra sedia non risponderebbe al problema principale: come buona prassi, il responsabile potrebbe riesaminare durata e necessità degli incontri, scadenze e modalità di assegnazione delle urgenze. Il confronto dovrebbe riguardare ciò che viene richiesto, non soltanto la capacità della persona di «organizzarsi meglio».

La prevenzione riguarda anche le condizioni nelle quali ci si aspetta che il lavoro venga completato.

Infortuni e richieste di aiuto fuori dai locali aziendali

La tutela assicurativa non scompare perché l’attività viene svolta fuori sede.

La circolare INAIL n. 48/2017, riferita all’articolo 23 della legge n. 81/2017, chiarisce il collegamento necessario tra evento e prestazione lavorativa. Questo significa anche che non ogni incidente avvenuto in casa durante una giornata di lavoro è automaticamente un infortunio lavorativo. La tutela negli spostamenti verso il luogo prescelto richiede le condizioni previste dalla legge, comprese le esigenze della prestazione o di conciliazione e la ragionevolezza della scelta.

Come buona prassi, è utile chiarire prima come segnalare un evento all’azienda e come richiedere assistenza nel luogo utilizzato. La comunicazione interna non sostituisce l’attivazione dei soccorsi quando necessaria.

Smart working e sicurezza: organizzare il lavoro, non solo il collegamento

Il rispetto della disciplina del lavoro agile comprende informativa, accordo, strumenti e disconnessione: le buone prassi infatti aiutano a tradurre questi aspetti in condizioni comprensibili e applicabili.

Per l’azienda, una domanda utile è: abbiamo definito soltanto quando la persona può lavorare fuori sede oppure anche come riceverà informazioni, strumenti e supporto? La flessibilità può essere accompagnata da un’organizzazione chiara, senza ridurre la sicurezza a un documento o trasformare ogni abitazione in una copia dell’ufficio.