Il ruolo del preposto: tra responsabilità normativa e leadership operativa

Chi è davvero il preposto in azienda? Spesso il preposto viene percepito come una figura legata al controllo o alla verifica del rispetto delle regole ma in realtà il suo ruolo è molto più profondo e si colloca esattamente nel punto in cui la sicurezza smette di essere teoria e diventa pratica quotidiana. È lì, nelle attività reali, che il preposto può fare la differenza tra una procedura applicata e una semplicemente ignorata.

In molti contesti operativi, è proprio l’assenza di questa presenza attiva – più che la mancanza di regole – a determinare le criticità più rilevanti.

Il ruolo del preposto nella realtà operativa aziendale

Nella maggior parte delle organizzazioni il preposto viene individuato formalmente, inserito in un organigramma e associato a una funzione ben definita. Tuttavia questa formalizzazione non sempre si traduce in un ruolo effettivo e riconosciuto nella quotidianità lavorativa. Sul campo, infatti, è proprio il preposto a trovarsi nella posizione più delicata: osserva direttamente le modalità operative, percepisce le criticità prima che emergano come eventi e ha la possibilità di intervenire in tempo reale. In sostanza è la figura che vive il lavoro insieme ai lavoratori e che, più di ogni altra, può cogliere la distanza tra ciò che è previsto e ciò che accade realmente.

Negli ultimi anni, anche a seguito delle evoluzioni normative, questo ruolo è stato progressivamente rafforzato non tanto perché siano cambiate le attività operative ma perché è diventato evidente quanto la sicurezza dipenda dalla capacità di presidiare concretamente i comportamenti e le condizioni di lavoro.

In questo senso, il preposto rappresenta un elemento chiave di collegamento tra DVR, procedure aziendali e attività operative reali.

Perché il preposto è centrale nel sistema di prevenzione

Il preposto quindi non è semplicemente una figura di controllo ma rappresenta il collegamento tra l’organizzazione aziendale e l’operatività quotidiana, il punto di raccordo in cui le regole trovano applicazione concreta e in cui i comportamenti vengono orientati in modo coerente con gli obiettivi di sicurezza. Quando questo ruolo è realmente compreso e valorizzato la sicurezza non resta confinata nei documenti ma diventa parte integrante del lavoro.

Al contrario quando il preposto è presente solo formalmente si crea uno scollamento tra sistema e realtà operativa con conseguenze evidenti sull’efficacia della prevenzione. In altre parole il preposto è una figura organizzativa prima ancora che gerarchica: la sua efficacia dipende da come è inserito nel sistema aziendale.

Il ruolo del preposto attraverso esempi concreti

Per comprendere il valore del preposto è utile osservare alcune situazioni tipiche che si verificano nei luoghi di lavoro dove la sua presenza può incidere in modo concreto.

Cantiere edile: comportamento e vigilanza

In un’attività in quota i dispositivi di protezione individuale sono disponibili e le procedure sono state definite. Tuttavia un lavoratore, per abitudine o per velocizzare il lavoro, tende a non utilizzarli correttamente.

In assenza di una vigilanza attiva questo comportamento può essere tollerato o addirittura diventare prassi. Al contrario la presenza di un preposto consapevole consente un intervento immediato che non si limita alla correzione del gesto ma include la spiegazione del rischio e il ripristino delle condizioni di sicurezza. In questo caso la differenza non è data dalla disponibilità delle misure di prevenzione ma dalla loro effettiva applicazione.

Questo tipo di situazione è tra le più frequenti nei casi di infortunio, dove il fattore determinante è spesso il comportamento e non l’assenza di misure.

Magazzino: normalizzazione del rischio

In un contesto logistico l’utilizzo del carrello elevatore è regolamentato da procedure interne ma per esigenze operative o per abitudine, può accadere che un lavoratore attraversi aree promiscue senza rispettare le regole di circolazione.

Se questo comportamento non viene intercettato, tende a consolidarsi nel tempo, diventando parte della normalità operativa. Il preposto, intervenendo tempestivamente, può correggere la situazione e riportare l’attività entro i limiti di sicurezza previsti evitando che il rischio si sottovaluti. La normalizzazione del rischio è uno dei principali fattori organizzativi critici evidenziati anche da INAIL ed EU-OSHA.

Attività manutentiva: decisione operativa

Durante un intervento tecnico può emergere la tentazione di semplificare una procedura per ridurre i tempi. In questi casi il preposto svolge un ruolo fondamentale nel valutare la situazione reale e nel decidere se proseguire o sospendere l’attività.

Il suo intervento non è solo di controllo ma di gestione operativa del rischio: è in questo momento che la sicurezza si concretizza come scelta consapevole e non come semplice adempimento formale.

È proprio in queste situazioni che emerge il valore decisionale del ruolo.

Cosa emerge da questi esempi?

Analizzando queste situazioni emerge un elemento comune: le regole esistono ma la loro efficacia dipende dalla capacità di applicarle nel momento in cui serve. La sicurezza, infatti, non viene meno per assenza di norme o procedure ma per mancanza di presidio operativo. Il preposto rappresenta proprio questa funzione: rendere attive le regole nel contesto reale, intervenendo quando necessario e mantenendo coerenza tra ciò che è previsto e ciò che viene fatto.

Questo è coerente con l’approccio moderno alla prevenzione, sempre più orientato ai fattori organizzativi e comportamentali.

Il ruolo del preposto nella normativa

Il ruolo del preposto trova una definizione precisa all’interno del D.Lgs. 81/2008 che ne stabilisce funzione, compiti e responsabilità all’interno dell’organizzazione aziendale.

Definizione e collocazione del ruolo

L’articolo 2 individua il preposto come la persona che sovrintende all’attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute. Questa definizione chiarisce che non si tratta di una figura accessoria ma di un elemento strutturale del sistema di prevenzione, con un ruolo ben definito nella gestione operativa della sicurezza.

La presenza del preposto è quindi strettamente legata all’organizzazione del lavoro e alle modalità operative adottate.

Obblighi operativi e responsabilità

L’articolo 19 dettaglia gli obblighi del preposto che non si limitano a una presenza formale ma richiedono un’attività concreta e continuativa. In particolare il preposto deve:

• vigilare sul rispetto delle disposizioni aziendali e sull’uso corretto di attrezzature e DPI
• intervenire in caso di comportamenti non conformi
• segnalare tempestivamente eventuali situazioni di pericolo

Questi obblighi evidenziano come la vigilanza sia un’attività attiva che richiede attenzione costante e capacità di intervento.

Non si tratta di una vigilanza “a distanza” ma di un presidio diretto e continuo delle attività.

Intervento in caso di pericolo

Un aspetto particolarmente rilevante riguarda la possibilità, e in alcuni casi il dovere, di interrompere l’attività lavorativa in presenza di un rischio grave e immediato. Questo elemento rafforza il ruolo del preposto come figura operativa in grado di prendere decisioni che incidono direttamente sulla continuità delle attività, sempre in funzione della tutela della sicurezza.

Si tratta di una responsabilità concreta, che richiede autonomia operativa e supporto organizzativo.

Rafforzamento normativo recente

Con il Decreto-Legge 146/2021, il legislatore ha introdotto importanti chiarimenti sottolineando la necessità di individuare in modo esplicito il preposto e di rafforzarne la funzione di vigilanza. Questo intervento normativo non introduce un nuovo ruolo ma ribadisce l’importanza di renderlo effettivo, superando approcci meramente formali.

Obbligo normativo: il datore di lavoro deve individuare il preposto quando richiesto dall’organizzazione del lavoro.

Formazione e aggiornamento del preposto

L’articolo 37 del decreto stabilisce che il preposto deve ricevere una formazione specifica adeguata al ruolo e aggiornata nel tempo. Si tratta di un obbligo normativo che assume particolare rilevanza perché la qualità della vigilanza dipende anche dalla capacità di comprendere i rischi e di gestire le situazioni operative.

Buona prassi: integrare la formazione con casi reali, simulazioni e confronto operativo aumenta significativamente l’efficacia del ruolo.

In questo senso le indicazioni provenienti da enti come EU-OSHA evidenziano come l’efficacia della prevenzione sia sempre più legata alla dimensione organizzativa e comportamentale, oltre che tecnica.

Quando il preposto esiste solo sulla carta

Uno degli aspetti più critici riguarda la distanza tra la nomina formale del preposto e la sua reale operatività. Quando il ruolo non è accompagnato da una chiara definizione delle responsabilità da un adeguato supporto organizzativo e da un riconoscimento effettivo si rischia di creare una figura che esiste solo nei documenti.

In queste condizioni:

• i lavoratori non lo riconoscono come riferimento
• le regole perdono efficacia
• la vigilanza si indebolisce

Il risultato è un sistema che appare strutturato ma che non riesce a incidere sui comportamenti reali.

Questo è uno dei principali punti critici rilevati anche in sede ispettiva.

Da obbligo normativo a leadership operativa

La vera evoluzione del ruolo del preposto non riguarda tanto gli obblighi quanto l’approccio con cui questi vengono esercitati. Un preposto efficace non si limita a verificare il rispetto delle regole ma diventa un punto di riferimento per il gruppo di lavoro. Attraverso la coerenza, la comunicazione e la presenza costante contribuisce a creare un contesto in cui la sicurezza è percepita come parte integrante dell’attività.

Questo approccio è coerente con i modelli di prevenzione più evoluti che valorizzano il ruolo delle figure operative nella costruzione della cultura della sicurezza e rappresenta il vero valore del ruolo: trasformare un obbligo normativo in uno strumento concreto di prevenzione.

Il ruolo del preposto nella sicurezza quotidiana

Il preposto è spesso presente nei documenti aziendali ma la sua efficacia si misura nella quotidianità del lavoro. Riflettere su come questa figura si individua, si forma e si supporta all’interno dell’organizzazione può aiutare a comprendere quanto il sistema di sicurezza sia realmente operativo. Approfondire il ruolo del preposto significa lavorare sulla qualità della prevenzione andando oltre il rispetto formale degli obblighi e puntando a una sicurezza realmente vissuta.